Gesetzeskonforme Datenspeicherung

Revisionssichere Archivierung von Filialdaten

Digitalisierung von Kassenbelegen: Cloud Service von esacom

Ab 2016 gelten verschärfte Bedingungen für die Datenspeicherung von Kassenbelegen: Dann besteht die Pflicht, Kassendaten revisionssicher elektronisch zu archivieren. Das heißt: Für den Fall einer digitalen Steuerprüfung müssen die Daten unveränderbar und verfälschungssicher archiviert werden, bzw. wiederherstellbar sein.

Wir bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Kassendaten ihrer Filialbetriebe an zentraler Stelle in einem GDPdU-zertifizierten System zu speichern.

Das bedeutet, dass die Archivierung der Daten nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ gesetzestreu archiviert werden.

Archivierung von Filialdaten Vorteile:

  • Sie sind durch die Cloud-Lösung von esacom langfristig gesetzlich abgesichert.
  • Sichere und verschlüsselte Lagerung Ihrer Filialbelege in unserem Rechenzentrum.
  • Sie können online prüfen, ob die Daten ordnungsgemäß eingelagert wurden.
  • Sie können jederzeit Daten für Wirtschaftsprüfungen bei uns erstellen lassen.

Mehr erfahren? Hier finden Sie weitere Informationen zum Cloud Service von esacom

Kassenbons sind ebenso wie Rechnungen, Geschäftsbriefe und Bankbelege wichtige Geschäftsunterlagen, die bis zu zehn Jahre lang aufbewahrt und im Falle einer Betriebsprüfung dem Finanzamt vorgelegt werden müssen.

Revisionssicherheit im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung bezieht sich nicht nur auf technische Komponenten, sondern auf das gesamte Lösungspaket:
Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein. Schwierig zu gewährleisten ist das vor allem, wenn Ihre Filialbetriebe weitestgehend eigenverantwortlich im Rahmen von Franchisekonzepten arbeiten.

Unser Angebot sieht vor, die Kassendaten ihrer Filialbetriebe an zentraler Stelle in einem GDPdU-zertifizierten System zu speichern.

Das bedeutet:

  • Sie sichern sich und Ihre Filialen mit der Cloud-Lösung von esacom langfristig gesetzlich ab, indem Sie ein Verfahren anwenden, mit dem Sie die Erfüllung Ihrer Sorgfaltspflicht lückenlos nachweisen können.
  • Sie müssen nur noch entscheiden, ob die Daten zentral an uns übermittelt oder separat von jeder Filiale geliefert werden.
  • Sie stellen sicher, dass die Belege Ihrer Filialen nicht verloren gehen, denn sie sind auf unserem Server in unserem Rechenzentrum in Salzkotten/Ostwestfalen-Lippe sicher und verschlüsselt gelagert.
  • Sie geben Ihren Filialbetrieben oder der Zentrale die Möglichkeit, online zu prüfen, ob die Daten tatsächlich ordnungsgemäß eingelagert wurden.
  • Sie können jederzeit Daten für Wirtschaftsprüfungen bei uns anfordern, wenn es nötig ist. Wir stellen die Daten auf Wunsch für die jeweilige Filiale und den entsprechenden Zeitraum bereit.